Quando si tratta di Excel, non c’è molta via di mezzo.
Hai persone che lo adorano assolutamente e canteranno le lodi dei fogli di calcolo tutto il giorno. E poi ci sono le persone che lo detestano assolutamente. Preferiscono rinchiudersi in una cabina telefonica piena di zanzare piuttosto che restare strabici guardando tutte quelle colonne e righe.
Fortunatamente, Excel non è così complicato come probabilmente stai immaginando.
In effetti, ci sono molti trucchi e strumenti utili che puoi utilizzare, che tu sia un principiante assoluto o un esperto affermato. Ecco cinque cose che dovresti assolutamente saper fare in Excel (e, credimi, sarai felice di farlo!).
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1. Ordina i dati
In genere, i fogli di lavoro sono utili per archiviare e ordinare un sacco di informazioni, ad esempio un elenco di contatti per 800 persone che desideri invitare al pranzo della tua azienda.
Supponiamo ora che tu voglia ordinare quelle persone di conseguenza. Forse vuoi che siano elencati in ordine alfabetico per cognome. O forse vuoi raggrupparli insieme per città.
Excel semplifica la consultazione dell’intero set di dati e l’ordinamento di tutto in un foglio di calcolo pulito e di facile lettura.
Ecco come lo fai:
- Evidenzia l’intero set di dati che desideri ordinare (non solo una colonna!) Trascinando il cursore su tutte le celle o facendo clic sul triangolo in alto a sinistra del foglio di calcolo per selezionare l’intera cosa.
- Premi la scheda “Dati”. Fare clic sul pulsante “Ordina”. Seleziona come vuoi ordinare i tuoi dati.
- Premi “OK”.
Quindi, i dati verranno ordinati di conseguenza, in questo caso, in ordine alfabetico per città.
NOTA IMPORTANTE: è importante selezionare l’intero set di dati che si desidera ordinare e non solo una colonna. In questo modo, le tue righe rimarranno intatte.
Se selezioni solo la prima colonna, Excel ordina solo quella colonna rendendo un pasticcio per le altre.
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2. Rimuovere i duplicati
È inevitabile: quando lavori con un set di dati di grandi dimensioni, ci sono sicuramente alcuni duplicati che si intrufolano.
Anziché avere gli occhi annebbiati e frustrati scorrendo l’intero foglio di calcolo e cercandoli da soli, Excel può fare tutto questo lavoro per te e rimuovere i duplicati con il clic di un pulsante.
Ecco come lo fai:
- Evidenzia l’intero set di dati.
- Premi la scheda “Dati”.
- Fare clic sul pulsante “Rimuovi duplicati”.
- Seleziona le colonne in cui desideri che Excel trovi i duplicati.
- Premi “OK”.
3. Funzioni matematiche di base
Smetti di cercare quella calcolatrice: Excel può gestire tutti i tipi di funzioni matematiche per te! Tutto quello che devi fare è inserire alcune semplici formule.
Pensi che vada ben oltre la tua conoscenza di Excel? Pensa di nuovo.
Ecco le formule di base che vorresti conoscere:
- Aggiunta: digita “= SUM” in una cella vuota in cui desideri che appaia il totale, fai clic sulle celle che desideri sommare, quindi premi “Invio”.
- Sottrazione: digita “=” in una cella vuota in cui desideri che appaia la differenza, fai clic sulla cella da cui sottrarre, digita “-“, fai clic sulla cella che desideri sottrarre, quindi premi invio.
- Moltiplicazione: digita “=” in una cella vuota in cui si desidera visualizzare il totale, fare clic sulla cella per un numero che si desidera moltiplicare, digitare “*”, fare clic sulla cella per l’altro numero che si desidera moltiplicare, quindi premere invio.
- Divisione: digita “=” in una cella vuota in cui desideri che appaia il resto, fai clic sulla cella per il numero che desideri dividere, digita “/”, fai clic sulla cella per il numero per cui desideri dividere, quindi premi invio .
So che questi sono un po ‘confusi da esprimere a parole. Ma provali tu stesso e sono sicuro che vedrai presto che non sono affatto complicati.
SUGGERIMENTO: se vuoi trascinare la stessa formula matematica su una riga, puoi farlo! Dopo aver inserito la formula in una cella, fare clic sulla cella in cui è apparso il totale, fare clic sulla piccola casella verde che appare nell’angolo in basso a destra e trascinarla sul resto della riga in cui è necessario applicare la formula.
Voilà, accadrà automaticamente! Sarai in grado di raggruppare i numeri in colonne diverse, senza dover inserire la formula più e più volte.
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4. Congelare i riquadri
Non c’è niente di peggio che scorrere un enorme foglio di lavoro che richiede di tornare continuamente in alto per vedere quali sono le intestazioni delle colonne.
Fortunatamente, puoi fare in modo che le intestazioni di colonna e i numeri di riga rimangano esattamente dove sono, il che significa che puoi sempre vederli, indipendentemente da quanto ti trovi nel foglio di calcolo. Puoi farlo utilizzando la pratica funzione “Blocca riquadri” di Excel.
Ecco come lo fai:
- Fare clic sulla riga sotto le intestazioni delle colonne.
- Fare clic sulla scheda “Visualizza”.
- Fare clic sul pulsante “Blocca riquadri”.
Scorri verso il basso e attraverso il foglio di lavoro e vedrai che le informazioni di cui hai bisogno sono sempre a portata di mano!
5. Inserisci la data
Ctrl +;
Posiziona il cursore nella cella in cui desideri che appaia la data, usa quella scorciatoia e Excel inserirà automaticamente la data odierna per te. Vai tranquillo!
NOTA IMPORTANTE: le date inserite utilizzando questa funzione sono statiche, il che significa che non cambieranno con l’invecchiamento del foglio di lavoro.