La gestione dei documenti, spesso denominata Document Management Systems, è l’uso di un sistema informatico e di un software per archiviare, gestire e tenere traccia di documenti elettronici e immagini elettroniche di informazioni cartacee acquisite tramite l’uso di uno scanner di documenti.
La gestione dei documenti è il modo in cui la tua azienda archivia, gestisce e tiene traccia dei propri documenti elettronici.
Ora possiamo definire la gestione dei documenti come il software di gestione documentale che controlla e organizza i documenti all’interno di un’azienda. Incorpora l’acquisizione di documenti e contenuti, flusso di lavoro, archivi di documenti, COLD / ERM e sistemi di output e sistemi di recupero delle informazioni. Inoltre, i processi utilizzati per tracciare, archiviare e controllare i documenti.
La gestione dei documenti è una delle tecnologie precursori della gestione dei contenuti e non molto tempo fa era disponibile esclusivamente su base autonoma come i suoi fratelli di imaging, flusso di lavoro e archiviazione. Fornisce alcune delle funzionalità di base alla gestione dei contenuti, imponendo controlli e funzionalità di gestione a documenti. In questo modo, quando hai dei documenti e devi usarli, puoi farlo.
La gestione dei documenti alla fine è stata inclusa nella gestione dei contenuti in misura non piccola perché ci sono più informazioni a nostra disposizione oggi che mai e la maggior parte di esse non viene creata da noi. Grazie al mainstreaming di un’intera gamma di fonti come il Web, le chiavette USB, gli smartphone, ecc., È aumentata la necessità di trattare informazioni di ogni tipo: non solo in termini di più tipi di media come testo vs immagini vs voce file, ma anche in termini di quanto sia strutturato e quindi quanto prontamente gestito sia tutto.
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I sistemi di gestione dei documenti oggi variano per dimensioni e portata da piccoli sistemi autonomi a configurazioni su larga scala a livello aziendale che servono un pubblico globale. Molti sistemi di gestione dei documenti forniscono un mezzo per incorporare elettronicamente pratiche standard di archiviazione dei documenti fisici. Questi includono:
- Posizione di archiviazione
- Sicurezza e controllo degli accessi
- Controllo della versione
- Audit trail
- Check-in / check-out e blocco dei documenti.
La gestione dei documenti, sebbene ancora riconosciuta e utilizzata in modo indipendente, è anche un componente comune che si trova all’interno di un ambiente di Enterprise Content Management.